Hoe een eventmanager van een groot bedrijf duurzame locatiekeuze intern weet te verkopen

Drie jaar geleden dacht ik dat het makkelijk zou zijn Sandra werkt als evenementencoordinator bij een financiele dienstverlener met ruim zeshonderd medewerkers. Ze organiseert jaarlijks zo'n twintig events, van kleine teambijeenkomsten tot de jaarlijkse relatiedag voor driehonderd gasten. Drie jaar geleden besloot ze duurzaamheid structureel te integreren in haar locatiekeuze. "Ik dacht: ik stel gewoon voor dat we voortaan kiezen voor locaties met een Green Key-certificaat en aansluiting bij een compensatieprogramma. Dat zou toch logisch zijn, zeker bij een bedrijf dat zichzelf duurzaam noemt." Het bleek ingewikkelder. De eerste reactie van haar leidinggevende was een vraag naar de meerkosten. "We hebben een budgetlijn voor events. Als duurzame keuzes meer kosten, moet dat ergens vandaan komen. En het directieteam had op dat moment andere prioriteiten." Sandra besloot anders te beginnen: niet met idealen maar met feiten. Welke argumenten uiteindelijk werkten Het omkeerpunt kwam toen de compliance-afdeling haar benaderde met vragen over de CSRD-voorbereiding van het bedrijf. "Ze vroegen me of ik wist hoeveel CO2 onze events produceerden. Ik had geen idee. Niemand had dat ooit gemeten." Ze ging aan de slag met een eenvoudige berekening voor de drie grootste events van dat jaar en presenteerde het resultaat aan haar leidinggevende. "Dat getal maakte indruk. Niet omdat het schokkend hoog was, maar omdat het concreet was. En omdat de compliance-afdeling nu vroeg of we het konden terugbrengen en konden rapporteren." De CSRD-verplichting gaf haar het argument dat ze zelf niet had kunnen verzinnen: duurzame locatiekeuze was geen idealisme meer maar een zakelijke noodzaak. "Van dat moment af konden we praten over welke locaties de juiste data konden leveren en welke niet. Dat is een ander gesprek dan of we duurzaam willen zijn." Wat ze anderen aanraadt Haar advies aan eventmanagers die hetzelfde traject willen doorlopen: begin met meten, niet met beleid. "Bereken de CO2-voetafdruk van een van je events. Niet perfect, een ruwe schatting is al genoeg om het gesprek te starten. Zodra er een getal op tafel ligt, verandert de discussie van 'willen we dit' naar 'wat gaan we eraan doen'." En kies je gevechten: niet elk event hoeft tegelijkertijd te veranderen. "Ik ben begonnen met de twee grootste events per jaar. Alles wat we daar hebben geleerd, hebben we daarna breder kunnen toepassen." Wat ze inmiddels heeft bereikt: alle locaties die ze boekt hebben een duurzaamheidscertificaat of zijn aangesloten bij Greenbookings, de catering is standaard plantaardig georiënteerd tenzij er een expliciete reden voor een andere keuze is, en ze levert na elk event een kort CO2-overzicht aan de compliance-afdeling. "Het kost me geen extra tijd meer. Het is gewoon hoe het werkt."

Hoe een eventmanager van een groot bedrijf duurzame locatiekeuze intern weet te verkopen

Lees verder in de community