Hoe een jaarlijks personeelsevent van 300 mensen duurzamer werd gemaakt zonder het gevoel erin te stoppen

De uitgangssituatie Een landelijk opererende dienstverlener met driehonderd medewerkers organiseerde elk jaar een personeelsfeest dat was uitgegroeid tot een vast ritueel: een avond vol, een locatie die altijd ver genoeg was om aanreizen per auto te rechtvaardigen, een diner met luxe catering waar vlees centraal stond, en een programma met een entertainer en een DJ. Het was populair, het werd elk jaar verwacht, en niemand had ooit de vraag gesteld wat de milieu-impact ervan was. De HR-directeur die in 2023 de organisatie overnam van haar voorganger, stelde die vraag wel. Ze liet een ruwe CO2-berekening maken en berekende dat het event, inclusief de reisbewegingen van de medewerkers, ruwweg 8,5 ton CO2 produceerde. "Dat is het equivalent van vijf retourvluchten naar New York", zei ze bij de presentatie aan het MT. "Dat is niet iets wat we kunnen negeren als we tegelijkertijd zeggen dat we een duurzaam bedrijf zijn." De keuzes die zijn gemaakt De meest impactvolle verandering was de locatiekeuze. In plaats van een landgoed op een uur rijden van de dichtstbijzijnde treinstation, werd gekozen voor een locatie in een middelgrote stad die vanuit de meeste woonplaatsen van de medewerkers binnen veertig minuten per trein bereikbaar was. De NS-reistijden werden opgenomen in de uitnodiging, samen met een oproep om de trein te nemen. Van de driehonderd medewerkers arriveerde 68 procent per OV, tegen 22 procent het jaar daarvoor. De catering werd niet volledig veganistisch maar wel plantaardig georiënteerd: seizoensgroenten als basis, vlees als optie in beperkte hoeveelheid, lokale producenten voor de broodjes en de kaasplank. De portionering werd in overleg met de cateraar bijgesteld naar een bijschikmodel, waardoor de voedseloverschotten met een geschatte 35 procent daalden. En voor de CO2 die bleef, werd via Greenbookings een bijdrage gedaan aan boomplanting, navolgbaar via het platform. Het resultaat en wat er is geleerd De totale CO2-voetafdruk van het event daalde van 8,5 naar 3,2 ton, een reductie van 62 procent. De deelnemerswaardering steeg van een gemiddelde van 7,4 naar 7,9 op een schaal van tien, waarbij medewerkers in de evaluatie noemden dat het event verrassend goed was georganiseerd en dat de locatie een aangename keuze was geweest. Niemand klaagde over de plantaardige catering. "We hadden verwacht dat het vlees-argument zou spelen", zei de HR-directeur achteraf. "Maar als het eten goed is, stelt niemand de vraag wat er niet op tafel staat." Wat ze het jaar daarna anders heeft gedaan: de communicatie over de duurzame keuzes eerder en prominenter in de uitnodiging verwerkt. "Niet als preek, maar als informatie. Waarom deze locatie, waarom deze catering, wat we ermee beogen. Medewerkers waarderen het als je ze meeneemt in de redenering."

Hoe een jaarlijks personeelsevent van 300 mensen duurzamer werd gemaakt zonder het gevoel erin te stoppen

Lees verder in de community