Hoe groepsvervoer per bus een event duurzamer maakt en wat het organisatorisch vraagt

De berekening die veel organisatoren niet maken Als veertig mensen elk apart met de auto naar een locatie rijden die vijftig kilometer van een treinstation ligt, produceren die veertig ritten samen een CO2-bijdrage die voor een aanzienlijk deel van de totale voetafdruk van het event verantwoordelijk is. Als dezelfde veertig mensen in een bus worden gebracht van een centraal verzamelpunt naar diezelfde locatie, daalt die CO2-bijdrage met meer dan tachtig procent. De bus rijdt nog steeds, maar hij rijdt een keer in plaats van veertig keer. Die berekening is zo simpel dat het bijna vreemd is hoe weinig organisatoren ze actief maken bij events op locaties die moeilijk individueel bereikbaar zijn. De meeste organisatoren vermelden de locatie, geven een routebeschrijving voor autoverkeer en vermelden de dichtstbijzijnde bushalte, en laten het daarna aan de individuele deelnemer. Wie een bus organiseert, neemt een logistieke taak op zich die de meeste deelnemers graag uitbesteden maar die de organisator doorgaans niet heeft gepland. Wanneer groepsvervoer de moeite waard is Groepsvervoer per bus is het meest zinvol in twee situaties. De eerste is een locatie die moeilijk of onpraktisch individueel bereikbaar is: een landgoed zonder OV in de buurt, een buitenlocatie op het platteland, een evenementenlocatie waarvoor deelnemers anders lange omwegen moeten rijden. In die situaties lost groepsvervoer een praktisch probleem op dat anders negatief doorwerkt in de beleving van de dag. De tweede situatie is een event waarbij de groepsreis zelf onderdeel is van het programma: een teamdag waarbij de rit naar de locatie bewust wordt gebruikt als opwarmmoment, een strategiedag waarbij het gesprek al begint in de bus. In die gevallen is groepsvervoer niet alleen een logistieke keuze maar ook een inhoudelijke, en de CO2-winst is een bijkomend voordeel dat het besluit makkelijker te verantwoorden maakt. Wat het organisatorisch vraagt Een pendelbus van een centraal verzamelpunt vraagt vier voorbereidingsstappen. Een verzamelpunt dat bereikbaar is per OV voor de deelnemers die van ver komen, idealiter een treinstation in de stad die het geografisch zwaartepunt van de deelnemerslocaties het beste bedient. Een afsprakentijdstip dat ruim genoeg is om iedereen op te vangen maar niet zo vroeg dat het de dag verlengst tot een logistieke operatie. Communicatie naar deelnemers die duidelijk maakt wanneer, waar en hoe de bus vertrekt, met een alternatief voor wie op een ander tijdstip moet vertrekken. En een afspraak met een busvervoerder, voor grotere groepen een touringcar, voor kleinere groepen een taxibus of een vergelijkbaar voertuig. De kosten van groepsvervoer zijn bij grotere groepen soms lager dan de som van de individuele reisvergoedingen die de organisator anders zou moeten uitkeren. Boven de dertig deelnemers is een touringcar per persoon doorgaans goedkoper dan een kilometervergoeding per auto. Dat argument, gecombineerd met de CO2-reductie, maakt de businesscase voor groepsvervoer bij events op moeilijk bereikbare locaties sterker dan hij op het eerste gezicht lijkt.

Hoe groepsvervoer per bus een event duurzamer maakt en wat het organisatorisch vraagt

Lees verder in de community