Hoe je een duurzaamheidssectie schrijft voor je eventbriefing richting locaties

De RFP als sturingsinstrument Een Request for Proposal is het moment waarop een planner de verwachtingen richting locaties kan formuleren voordat het gesprek over prijs en capaciteit begint. Wie duurzaamheid als criterium meeneemt in zijn RFP, communiceert dat het een serieuze selectiefactor is en niet een vraag die achteraf misschien wordt gesteld. Locaties die de RFP lezen, weten dan van tevoren dat ze op dit punt moeten kunnen leveren, en locaties die dat niet kunnen, zullen hun offerte zorgvuldig moeten formuleren of afzien van inschrijving. Toch is de duurzaamheidssectie in de meeste RFPs die rondgaan in de Nederlandse markt nog summier of te vaag om bruikbaar te zijn. Een vraag als 'bent u duurzaam bezig?' is geen vraag waarop een locatie een antwoord kan geven dat de planner verder helpt. Het is een uitnodiging tot een marketingparagraaf, en die is voor de selectieprocedure niet bruikbaar. Welke vragen wel zinvol zijn Een duurzaamheidssectie die werkt, bevat gerichte vragen op zes concrete domeinen. Energiebron: welk percentage van de energie die de locatie gebruikt, is afkomstig uit hernieuwbare bronnen, en heeft de locatie hiervoor een certificaat of een leverancierscontract dat dit aantoont? Certificering: heeft de locatie een Green Key-certificaat of een andere erkende duurzaamheidscertificering, en wanneer is die voor het laatste verlengd? CO2-compensatiebeleid: is de locatie aangesloten bij een compensatieprogramma, en zo ja, welk, en welke data kan de locatie per event aanleveren over de bijdrage die de boeking heeft geleverd? Cateringbeleid: werkt de cateraar met lokale of regionale producenten, is er een standaard plantaardig menu beschikbaar, en wat is het beleid voor voedseloverschotten? Mobiliteitsbeleid: communiceert de locatie actief de OV-bereikbaarheid naar deelnemers, en beschikt de locatie over laadpalen en fietsenstallingen? Afvalregistratie: registreert de locatie afvalstromen per event, en kan zij na afloop een afvalrapportage aanleveren per categorie? Wat je achterwege kunt laten Vragen die je niet moet stellen in een duurzaamheids-RFP: alles waarop alleen een ja-of-nee-antwoord mogelijk is zonder dat je dat antwoord kunt verifiëren. 'Vindt u duurzaamheid belangrijk?' Elke locatie zegt ja. 'Heeft u aandacht voor het milieu?' Elke locatie zegt ja. Die vragen kosten de locatie niets om te beantwoorden en leveren de planner niets op. Een goede RFP-sectie duurzaamheid bevat vragen waarbij het antwoord een specifiek getal, een certificaatnummer of een concrete werkwijze oplevert. Als een locatie die vragen niet kan beantwoorden, weet de planner wat hij weet. Als een locatie ze wil beantwoorden maar het antwoord nog niet paraat heeft, is dat ook een bruikbare informatie over de staat van haar duurzaamheidsregistratie. En als een locatie ze zonder aarzeling en met concrete getallen beantwoordt, heeft de planner een partij gevonden waarmee het gesprek ergens naartoe gaat.

Hoe je een duurzaamheidssectie schrijft voor je eventbriefing richting locaties

Lees verder in de community