Tien vragen die elke organisator zichzelf moet stellen voordat hij een locatie boekt

Het moment dat alles nog mogelijk is Er is een moment in het planningsproces van een event waarop vrijwel alle duurzame keuzes nog open liggen: het moment van de locatieselectie. Daarna worden de marges kleiner. De locatie bepaalt welke cateraar werkt, welke reisbewegingen worden uitgelokt, welke energie er wordt gebruikt en of er een compensatiemechanisme in werking treedt bij de boeking. Wie de locatie kiest zonder die vragen te stellen, heeft zijn voornaamste duurzaamheidsbeslissing al genomen zonder het te weten. De tien vragen hieronder zijn geen checklist in de formele zin van het woord, maar een reeks overwegingen die een organisator helpen om de locatiekeuze te maken met alle relevante informatie op tafel. Ze zijn geschreven voor de organisator die duurzaamheid serieus neemt maar niet weet waar hij moet beginnen, en voor de ervaren planner die zijn eigen zoekproces wil scherpen. Bereikbaarheid, certificering en energiebron De eerste vraag is de meest bepalende: is deze locatie bereikbaar per openbaar vervoer voor de meeste deelnemers, en hoe lang duurt die reis vanuit de vijf meest voorkomende herkomstlocaties? Als het antwoord is dat de meeste deelnemers toch met de auto komen, heeft de organisator al zijn grootste CO2-post vastgezet voordat er ook maar een offerte is aangevraagd. De tweede vraag sluit daarop aan: heeft de locatie een aantoonbaar duurzaamheidscertificaat, en is dat certificaat recent en controleerbaar? Een Green Key-vermelding zonder vervaldatum verdient een telefoontje ter verificatie. De derde vraag gaat over energie: draait de locatie op hernieuwbare energie, en kan zij dat aantonen met een leverancierscontract of een energiemix-certificaat? Groene stroom is inmiddels voor de meeste locaties beschikbaar en zou geen verrassend antwoord moeten opleveren, maar het is nog steeds niet overal vanzelfsprekend. Catering, afval en compensatie De vierde vraag is of de locatie werkt met lokale cateraars of een intern cateringteam dat bewust inkoopt op herkomst en seizoen. De vijfde is of er een beleid is voor afvalscheiding dat ook actief wordt gecommuniceerd naar de cateraar en de organisator, en of de locatie na afloop een afvalregistratie kan leveren per categorie. De zesde vraag is de meest directe: compenseert de locatie de CO2-voetafdruk van boekingen via een meetbaar en navolgbaar programma, en kan zij dat aantonen met een link naar een extern platform? OV-communicatie, data, sfeer en eerlijkheid De zevende vraag is of de locatie actief de OV-bereikbaarheid communiceert naar deelnemers, en of zij de reisadviesinformatie beschikbaar stelt voor de uitnodiging die de organisator verstuurt. De achtste vraag is of de locatie na het event duurzaamheidsdata kan leveren in een format dat bruikbaar is voor de rapportage aan de opdrachtgever. De negende vraag is een subjectieve maar relevante: doet de sfeer van de locatie iets met de deelnemers dat bijdraagt aan het doel van het event, of is het een neutrale ruimte die dat doel niet versterkt of verzwakt? De tiende vraag is de eerlijkste van de tien: stemt het verhaal dat de locatie vertelt over duurzaamheid overeen met wat er feitelijk wordt gedaan, en heeft de organisator genoeg bewijs gezien om dat verhaal te geloven? Als het antwoord op die vraag twijfelachtig is, is het de moeite waard om een andere locatie te vinden die de twijfel niet oproept. De locatie die al deze vragen zelfverzekerd en met concrete informatie kan beantwoorden, bestaat, en voor een organisator die weet wat hij zoekt is die locatie de moeite van het vinden waard.

Tien vragen die elke organisator zichzelf moet stellen voordat hij een locatie boekt

Lees verder in de community