Waarom een volle agenda bij een congres geen teken van succes is

De logica van overplanning Er is een begrijpelijke reden waarom organisatoren de neiging hebben om elke minuut van een congresdag te vullen. Een volle agenda ziet er professioneel uit. Het geeft het gevoel dat de deelnemer waar voor zijn geld krijgt. Het beschermt de organisator tegen de vraag of er wel genoeg te doen was. En het geeft sponsors en sprekers het gevoel dat ze een prominente plek hebben gekregen in een serieus programma. Al die redenen zijn begrijpelijk, en al die redenen zijn ook redenen om de tevredenheid van de daadwerkelijke deelnemer op een lager prioriteit te plaatsen dan de schijn van efficiëntie. Onderzoek van Freeman en van Hilton laat consistent zien dat events met bewust ingebouwde ruimte voor informele gesprekken, onverwachte ontmoetingen en persoonlijke pauzes structureel hogere tevredenheidsscores halen dan events met een volledig gevuld programma. Dat is geen toeval maar logica: mensen die de ruimte krijgen om een dag zelf in te vullen op de momenten die minder zijn geprogrammeerd, schrijven dat gevoel van regie toe aan het event in zijn geheel, terwijl mensen die de hele dag worden volgestopt met sessies het gevoel hebben dat ze iets hebben ondergaan in plaats van beleefd. Wat bewuste leegte kan opleveren Een pauze van dertig minuten na een intensieve ochtendssessie voelt voor de organisator als verlies van programmatijd. Voor de deelnemer is het de kans om een gesprek af te maken dat was begonnen in de sessie zelf, om even naar buiten te gaan, om een aantekening te zetten die hij anders kwijt was geweest, of om de spreker persoonlijk aan te spreken over iets wat hij niet in de Q&A wilde vragen. Al die dingen zijn waardevoller dan de extra break-out sessie die in dezelfde tijd had kunnen worden gepland. Een externe wandeling na de lunch, een sessie waarbij deelnemers zelf kiezen waar ze de volgende veertig minuten naartoe gaan, een late ochtend waarbij het programma pas om tien uur begint zodat mensen op hun eigen tempo arriveren: dat zijn formatkeuzes die lucht in een dag brengen zonder dat de dag leeg aanvoelt. Ze vragen wel dat de organisator ze intern durft te verdedigen tegenover een opdrachtgever die wil dat elke minuut is gevuld. Hoe je dit verkoopt aan een opdrachtgever die elke minuut wil vullen Het gesprek met een opdrachtgever die overtuigd is dat een volle agenda gelijk staat aan een goede dag, begint het beste met data. Als je kunt laten zien dat de hoogst gewaardeerde sessies van vorige edities gevolgd werden door ongestructureerde tijd, of dat de tevredenheidsscores correleren met de momenten die deelnemers zelf als hoogtepunt benoemen en dat die momenten bijna nooit een plenaire sessie zijn, is het argument niet meer ideologisch maar empirisch. Praktisch werkt het ook om de lege tijd niet als leegte te presenteren maar als bewust ontworpen connectiemoment. Een agenda die 14:30 tot 15:15 omschrijft als 'open netwerkmoment: kies je gesprekspartner' klinkt als programma. Dezelfde tijd omschreven als pauze klinkt als uitstel. De inhoud is identiek, de verwachting die het schept is fundamenteel anders.

Waarom een volle agenda bij een congres geen teken van succes is

Lees verder in de community