Wat de corporate booker zoekt in een locatie en hoe een locatie daarop kan inspelen

Een klant die heel andere vragen stelt dan de professional Er zijn twee soorten mensen die een vergaderlocatie boeken. De professionele PCO, meeting planner of eventbureau doet dit tientallen keren per jaar, heeft een shortlist van vertrouwde locaties en weet precies welke vragen hij moet stellen over capaciteit, techniek en contractvormen. En dan is er de interne opdrachtgever: de HR-manager die een keer per kwartaal een teamdag organiseert, de communicatiemedewerker die de jaarlijkse relatiedag in goede banen moet leiden, de office manager die geen idee heeft wat een dag-arrangement precies inhoudt maar die het wel geregeld moet krijgen voordat ze op vrijdag met verlof gaat. Dat tweede type klant maakt een groot deel uit van de boekingenmarkt, zeker bij locaties met een capaciteit tot honderd personen. Hij of zij zoekt iets anders dan de professional, en een locatie die haar communicatie, website en prijsinformatie uitsluitend heeft afgestemd op de doorgewinterde planner, verliest een substantieel deel van de potentiele boekingen aan locaties die het wel begrijpelijk hebben gemaakt voor de occasionele organisator. Ontzorgen als kernbelofte De corporate booker wil bovenal niet voor verrassingen staan. Hij wil weten wat het kost, wat daarin zit, en wat hij nog apart moet regelen. Een pakketprijs met duidelijke inclusies scoort bij deze doelgroep beter dan een modulaire prijsopbouw waarbij elk onderdeel apart in rekening wordt gebracht, ook als de totaalprijs gelijk is. De transparantie zit niet alleen in het getal maar in de voorspelbaarheid: als ik dit boek, wat gaat er dan niet goed? Ontzorgen betekent ook dat de locatie proactief meedenkt. Een locatie die vraagt 'wat is het doel van het event, en hoe kunnen we daarvoor de ruimte het beste inrichten' doet iets wat de occasionele organisator zelf niet altijd weet te vragen. Als de locatie die inrichting ook nog kan koppelen aan een concreet dagprogramma of een standaard tijdsindeling voor een heidag of een vergadering, neemt ze een last weg die de interne organisator niet had verwacht kwijt te raken. Duurzaamheidsdata als intern verantwoordingsinstrument Een specifieke behoefte die de corporate booker de afgelopen jaren heeft gekregen en die locaties nog maar beperkt invullen: duurzaamheidsdata die hij intern kan gebruiken. Als de HR-manager na afloop van de teamdag in haar duurzaamheidsrapportage moet vermelden wat de CO2-footprint was van het event, heeft ze informatie nodig van de locatie. Hoeveel energie is er verbruikt? Compenseert de locatie een deel van de boeking via een boomplantprogramma? Heeft de locatie een certificaat dat ze kan noemen? Een locatie die die informatie actief aanlevert, zonder dat de klant er drie keer om heeft hoeven vragen, lost een probleem op dat de klant misschien zelf nog niet als probleem heeft benoemd maar dat hij wel voelt als het ontbreekt. Dat is het verschil tussen een locatie die wacht op vragen en een locatie die begrijpt wat haar klant nodig heeft, ook als hij het zelf niet precies weet te formuleren.

Wat de corporate booker zoekt in een locatie en hoe een locatie daarop kan inspelen

Lees verder in de community