Wat een digitaal naamkaartje is, hoe het werkt en of deelnemers het accepteren

Drie varianten, drie ervaringen Digitale naamkaartjes bestaan niet als een enkelvoudig product maar als een familie van technologieen die elk een andere gebruikerservaring opleveren. De meest eenvoudige variant is een QR-code in een event-app: de deelnemer toont zijn telefoonscherm, de QR-code wordt gescand door de baliemedewerker of door een geautomatiseerde scanner, en de aanwezigheid is geregistreerd. Geen badge nodig, geen plastic houder, geen geprint kaartje. De deelnemer loopt door. De tweede variant is het elektronisch papieren display, een badge ter grootte van een gewone naamkaarthouder met een e-ink scherm dat de naam en organisatie van de deelnemer toont. De inhoud kan draadloos worden bijgewerkt, wat relevant is als de deelnemer van rol wisselt of als de badge ook de sessielocatie van de volgende afspraak toont. De kosten zijn aanzienlijk hoger dan een papieren badge, de hardware wordt hergebruikt maar vraagt ook onderhoud en opslag. De derde variant is NFC, een contactloze chip in de badge die bij aanraking met een lezer informatie uitwisselt. Dat maakt contactuitwisseling mogelijk zonder dat er een app of een camera nodig is: twee deelnemers houden hun badges kort bij elkaar en hebben elkaars contactgegevens uitgewisseld. De technologie werkt betrouwbaar als de hardware goed is ingesteld, maar het vereist compatibele lezers en een systeem dat de uitgewisselde data opslaat en beschikbaar maakt. Kosten en vergelijking met papieren badges Een papieren badge in een wegwerphouder kost per stuk tussen de 0,20 en 0,60 euro, inclusief drukkosten en materiaal. Een herbruikbare badge-houder met een wisselbaar kaartje kost in aanschaf meer maar betaalt zichzelf terug na enkele edities van hetzelfde event. Een e-ink badge kost per stuk al snel twintig tot vijftig euro in aanschaf, wat voor een congres van tweehonderd mensen een investering van duizenden euro's betekent, alleen terug te verdienen als ze structureel worden hergebruikt over meerdere edities en events. De NFC-variant zit qua kosten ergens tussen de herbruikbare houder en de e-ink badge, afhankelijk van de chipkwaliteit en het bijbehorende softwareplatform. Voor kleinere events met hoge netwerkintensiteit, waarbij contactuitwisseling een kernonderdeel is van de dag, is de toegevoegde waarde het grootst. Acceptatie: de eerlijke stand van zaken Digitale naamkaartjes zijn nog niet breed geaccepteerd, maar de weerstand is minder principieel dan het soms lijkt. De meeste deelnemers accepteren een digitaal alternatief als het even goed of beter werkt dan het papieren origineel. Problemen ontstaan als de technologie storingen heeft, als de deelnemer zijn telefoon niet bij de hand heeft op het moment van check-in, of als de interface niet intuitief genoeg is om zonder uitleg te begrijpen. Dat zijn oplosbare problemen, maar ze vereisen dat de organisator de uitrol goed voorbereidt en een back-up heeft klaarstaan voor wie om welke reden dan ook niet via het digitale systeem kan inchecken.

Wat een digitaal naamkaartje is, hoe het werkt en of deelnemers het accepteren

Lees verder in de community