Wat een HR-manager zoekt als hij voor het eerst een teamdag organiseert

De meest ondergeservicede boeker in de markt Er is een groep mensen die elk jaar een significante hoeveelheid eventbudget uitgeeft maar die door de meeste locaties en leveranciers wordt behandeld als een moeilijke klant in plaats van als een kans: de interne organisator die dit voor het eerste of tweede keer doet. Meestal heeft hij of zij geen achtergrond in eventmanagement, geen netwerk van betrouwbare leveranciers en geen referentiekader voor wat een redelijke prijs is voor een dagvergadering met dertig mensen. Wat hij wel heeft is een budget, een verantwoordelijkheid en het verlangen dat het goed gaat. Die combinatie maakt hem tot een ideale klant voor een locatie die begrijpt wat hij nodig heeft. Niet de scherpste prijs, niet de meest uitgebreide technische installatie, maar betrouwbaarheid, duidelijkheid en het gevoel dat de locatie het overneemt op de momenten dat hij zelf niet weet wat hij moet vragen. Wat hij informatief nodig heeft Een duidelijke prijs zonder verborgen kosten staat bovenaan. De interne organisator die een offerte ontvangt voor 1.250 euro per dagdeel en vervolgens een factuur krijgt met een extra toeslag voor schoonmaak, AV-gebruik en koffie buiten het pakket, heeft een ervaring die hij niet vergeet en niet aanbeveelt. Een all-in dagpakket met een heldere beschrijving van wat erbij zit en wat niet, geeft hem de zekerheid die hij nodig heeft om intern akkoord te krijgen voor het budget. Een programmavoorstel op maat is het tweede dat hij nodig heeft maar zelden vraagt, omdat hij niet weet dat het beschikbaar is. Een locatie die bij het eerste contact vraagt wat het doel is van de teamdag en op basis daarvan een voorstel doet voor de indeling van de dag, de catering per moment en de ruimteopstelling die daarbij past, geeft de interne organisator precies wat hem het meeste werk scheelt. Hij hoeft niets te bedenken, alleen te bevestigen. Het bewijs dat anderen het ook hebben gedaan Een referentie of een case van een vergelijkbare groep die eerder bij de locatie is geweest, doet meer voor de interne organisator dan een lang verhaal over de kwaliteiten van de locatie. Als hij kan laten zien aan zijn leidinggevende dat een ander bedrijf van vergelijkbare omvang een succesvolle teamdag heeft gehad op dezelfde locatie, heeft hij intern een argument dat hij zelf niet had kunnen bedenken. Een locatie die dit actief aanbiedt, ook in de vorm van een citaat of een korte samenvatting op de website, verlaagt de drempel voor deze doelgroep. De HR-manager die voor het eerst een teamdag organiseert, wordt in de loop van de tijd een ervaren organisator. Als die eerste ervaring goed is, wordt hij een loyale klant die ook zijn collega's verwijst. Als die eerste ervaring teleurstellend is, zoekt hij voortaan zelf uit hoe het beter kan bij een andere locatie. Die eerste indruk verdient het om goed te zijn.

Wat een HR-manager zoekt als hij voor het eerst een teamdag organiseert

Lees verder in de community